Für Unternehmen ist das Thema KI derzeit allgegenwertig. Dies gilt ebenso für Privatpersonen. Aus meiner Sicht ist es daher besonders relevant das Unternehmen davor zu schützen, dass Mitarbeiter Ihre private KI mit Unternehmensdaten verwenden.

Die Situation sollte für Unternehmen eigentlich nichts Neues sein, schließlich musste man bislang ebenfalls dafür Sorge tragen, dass Firmendaten nicht in private Cloudspeicher oder Mailservices wandern.

Der Unterschied ist jedoch die enorme Nützlichkeit von KI. Je stärker Mitarbeiter den privaten Nutzen von KI erleben, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie solche Dienste auch im Arbeitskontext verwenden möchten.  Genau deshalb sollten Unternehmen das Thema nicht nur organisatorisch, sondern auch technisch betrachten.

Ein mögliches Szenario dazu:

1. Eine Firma setzt eine eigene KI ein, die technologisch hinter den öffentlichen Anbietern liegt.
2. Ein Mitarbeiter erhält eine Kundenmail und möchte schnell eine passende Antwort formulieren und kopiert den vollständigen Inhalt in seinen privaten KI-Account.

Es ging ihm vielleicht nur um eine Formulierungshilfe oder eine Zusammenfassung. Aus Sicht des Mitarbeiters wäre das praktisch und effizient.

Warum ist der Schutz so wichtig?

• Das private Konto des Mitarbeiters erfüllt nicht die Sicherheitsanforderungen für Unternehmen
• Sofern er privat bspw. Opfer einer Phishing-Attacke wird, sind die Daten möglicherweise für andere zugänglich.
• Kunden oder Geschäftsdaten könnten so das Unternehmen verlassen

Was kann dagegen getan werden?

1.     Sperre der KIs

Zunächst einmal ist es sinnvoll sämtliche öffentliche KIs zu sperren.  Hierzu wird idealerweise ein SASE-Dienst (bspw. Zscaler) oder ein Unternehmensproxy genutzt. In der Regel muss hier auch nicht jede KI einzeln geblockt werden, sondern man kann diese automatisch sperren lassen. Sofern es keine dieser Möglichkeiten zur Verfügung steht, wird es deutlich schwerer.

2.     Selektives Zulassen akzeptierter KIs

Sofern bestimmte KI-Dienste erlaubt sind, können Sie diese einzeln freigeben. Bitte behalten Sie im Hinterkopf, dass eine Freigabe auch dazu führen kann, dass möglicherweise private Accounts dort genutzt werden können. Daher sollten Sie unbedingt den 3. Punkt beachten

3.     Blockieren von privaten/fremden Accounts

Sofern Sie einen KI-Dienst zulassen möchten, sollte zuerst geprüft werden, ob auch sichergestellt werden kann, dass die Nutzung fremder Accounts auf Ihren Unternehmensgeräten unterbunden werden kann. Mehr dazu im nächsten Abschnitt

Sonderfall „Private Accounts“ sperren

Zuvor habe ich bereits das allgemeine Vorgehen aufgelistet. Ich möchte in diesem Abschnitt nochmal genauer auf das Blockieren von fremden- oder privaten-Accounts eingehen.

Die größeren Anbieter wie bspw. OpenAI mit ChatGPT oder Microsoft mit Copilot bieten Möglichkeiten, fremde Accounts zu unterbinden. Auf diese möchte ich daher kurz beispielhaft eingehen:

ChatGPT

ChatGPT bietet die Möglichkeit einen speziellen Header bei Requests im Proxy/SASE hinzuzufügen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass nur freigegebene Workspaces genutzt werden können

Mehr dazu: https://help.openai.com/en/articles/20001323-corporate-network-controls-in-chatgpt-enterprise

Copilot

Seitens Microsoft gibt es die Möglichkeit Logins auf einen bestimmten Tenant zu beschränken. Diese Konfiguration gilt nicht nur für Office, sondern kann ebenfalls für andere Anwendungen wie Edge etc. genutzt werden. Damit ist bspw. auf Microsoft Websites nur der Login mittels eines Accounts aus dem konfigurierten Tenant möglich

Mehr dazu: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/external-id/tenant-restrictions-v2

Wovor kann technisch nicht geschützt werden?

Auch wenn die Schutzmaßnahmen effektiv vor größeren Datenverlusten schützen können, sehe ich weiterhin eine reelle Gefahr, dass Daten auf anderen Wegen abwandern können. Mitarbeiter können z.B. weiterhin E-Mails per Smartphone abfotografieren und ihre persönliche KI um Unterstützung bei der Antwort bitten.

Obwohl die Datenmenge über diesen Weg beschränkt ist, können auf diese Weise sensible Daten verloren gehen.

Wie kann ich mein Unternehmen davor schützen?

Letztendlich gibt es aus meiner Sicht 2 wichtige Dinge, die getan werden können:

1. Mitarbeitern die Nutzung eigener KI-Dienste untersagen (sollte klar sein) und auf die Gefahren hinweisen
2. Eigene „Leistungsstarke“ KI-Dienste verwenden, so dass keine Notwendigkeit für die Nutzung privater Services aufkommt

Ich möchte an dieser Stelle ausdrücklich klarstellen, dass ich mit diesem Artikel und dem letztgenannten Punkt keine Werbung für KI im Unternehmen machen möchte. Aus meiner Sicht führt jedoch kein Weg mehr daran vorbei, gerade auch wegen der hohen Adaption im privaten Umfeld.

Checkliste

Aus meiner Sicht sollten Unternehmen mindestens folgende Punkte prüfen:

• klare Richtlinie definieren: Ist die Nutzung privater KI-Dienste mit Unternehmensdaten ausdrücklich untersagt?
• Mitarbeiter sensibilisieren: Verstehen Mitarbeiter, warum auch einzelne E-Mails, Screenshots oder Dateien problematisch sein können?
• Öffentliche KI-Dienste standardmäßig blockieren: Werden nicht freigegebene KI-Dienste über Proxy, Firewall oder SASE-Lösung gesperrt?
• Freigegebene KI-Dienste gezielt erlauben: Gibt es eine Positivliste für geprüfte und akzeptierte KI-Dienste?
• Private Accounts verhindern: Kann technisch sichergestellt werden, dass nur Unternehmensaccounts oder freigegebene Workspaces genutzt werden?
• Eigene KI-Angebote bereitstellen: Gibt es eine sichere Alternative, damit Mitarbeiter nicht auf private Dienste ausweichen?
• Restrisiken akzeptieren und adressieren: Ist klar, dass technische Maßnahmen nicht jeden Datenabfluss verhindern können und Schulung weiterhin notwendig bleibt?

Diese Checkliste ersetzt keine individuelle Sicherheitsbewertung, kann aber ein guter Ausgangspunkt sein, um das Thema strukturiert im Unternehmen anzugehen.